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Existen una serie de ventajas para una empresa que decide organizar eventos, pero debe elegir de forma cuidadosa cuándo hacerlo, para qué tipo de público y con qué motivo. Porque todo evento se realiza para resaltar una marca, pero si las anteriores variables son mal elegidas, puede producirse un efecto bumerán perjudicial.

¿Por qué organizar eventos?

Ofrecer cercanía al cliente, con un nuevo canal de comunicación más cercano, humano y real que el clásico del teléfono o el e-mail. Es un momento en el que se establecen relaciones de cercanía, de confianza, tanto con los clientes como con los consumidores y colaboradores, es decir, con el círculo pequeño de la empresa.

Establecer nuevos contactos: un evento también acerca la empresa a grupos interesados en ella pero con los que aún no tiene relación. Es el momento de dar a conocer de forma satisfactoria la empresa, acercarla a nuevos nichos de mercado y establecer, si es posible, un contacto con las autoridades (políticos, organizaciones empresariales, cámaras de comercio, etc).

Transmitir sensación de fuerza: no todo empresario puede preparar un evento, por lo que una forma de transmitir la idea de que tu marca es fuerte y tiene prestigio es convocando a la gente a un acto organizado por ella. La cantidad de gente que vaya al evento, y la calidad de esta (si se ha logrado mover el árbol y que profesionales públicos y privados de reconocida solvencia acuda) marcará el grado de prestigio logrado por tu empresa por la realización del evento.

Promocionar un producto: obviamente todo evento, en grado último, persigue la promoción vía marketing de un producto o servicio, pero debe hacerse de forma discreta, sin que “cante” en exceso, porque a nadie le gusta acudir a que le vendan algo. Con tacto.

Cómo organizarlo

Estas son algunas de las claves de lo que debes y no debes hacer en la organización de tu evento empresarial:

1. En primer lugar debes establecer los objetivos, es decir, qué quieres lograr con este evento (mejorar tu imagen, lograr contactos, expandir la marca, todo ello a la vez). El grado de cumplimiento de los objetivos marcará el éxito o fracaso del evento.

2. Dependiendo del tipo de evento que sea, la organización requerirá de un espacio determinado. Al aire libre, techado, con un número determinado de sillas, en una sala o varias, y toda una serie de detalles que deberás pulir. Este punto es muy importante y hay que pensar también en las formas de presentación y difusión del evento, así como las herramientas tecnológicas que se necesiten (proyectores, realidad virtual, cámaras…)

3. Cuando tengas todo ello claro y elijas el lugar, deberás elaborar un presupuesto que incluya todos los detalles (desde las botellas de agua hasta las azafatas, pasando por los trípticos informativos).

Y recuerda: el evento es tu momento. Ten claro qué profesionales de tu empresa deben lucir, despreocupados de la organización, y quienes se encargarán del “trabajo sucio” durante el acto.

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